Sabemos que algunas veces te desgastas pensando en como coordinar un evento como tu boda, tus quince años, o tu fiesta infantil, entras a Internet y pones eventos en el buscador y allí encuentras miles de ofertas, buscas las que te parecen mas atractivas, pero la gran verdad es que aquí en la red, nunca sabrás si lo que te están ofreciendo es en realidad lo que te van a dar finalmente.
De allí que necesites un coordinador de eventos, te ayudara a ahorrar tiempo y dinero y tu podrás disfrutar de tu fiesta como un invitado mas.
Que hace un coordinador:
1- Te ayuda a determinar un presupuesto global de todos los gastos de tu fiesta.
2- Te evita perder el tiempo buscando opciones que no se adapten a tu gusto o presupuesto.
3- Conociendo el mercado te da opciones de proveedores para tu fiesta, reduciendo así el margen de error, recuerda que no siempre la cotización mas cara es la mejor, sino es aquella que se ajusta a tus necesidades y presupuesto.
4- te ayuda con eficiencia en:
-Definir que necesitas para la fiesta.
-Cotizar productos (flores, alquileres de ropa, salones de recepciones, menúes, costos y fechas en iglesias, etc.)
-Organiza el itinerario de tu fiesta o evento.
-Esta pendiente de esos pequeños detalles que pueden olvidarse por la ansiedad.
4- Ya conociendo todo lo anterior puede en el caso que lo desees, firmar los contratos y planear un programa de pagos con los proveedores.
5- El día del evento esta pendiente que todo lo contratado marche bien y supervisa que todo se haga conforme al itinerario establecido, en fin, va de la mano contigo, desde el día que contratas hasta el día del gran evento.
LO QUE DEBES DEFINIR CON LA FAMILIA O
*El estilo del festejo.
*Si será de día o de noche.
*Si es en la ciudad o fuera de ella.
*Si será en un salón, hacienda, club o jardín.
*Si será de corte sencilla, o por el contrario para botar la casa por la ventana, como se dice coloquialmente.
* Definir el presupuesto y quienes aportaran para el evento, si es una boda, es tradición que la familia de la novia pague, pero se puede acordar el que todos aporten algo, incluso si ambos novios trabajan pueden ayudar también.
* Hacer una lista de invitados a conciencia, sabiendo cuales de ellos cumplirían con la reunión, es muy común que se invierta dinero en muchos invitados y muchas veces falte una parte considerable de ellos.
COMO DEFINIR QUIEN SERA TU COORDINADOR DE EVENTOS.
* Pidiendo recomendación a alguien que ya haya realizado un evento, teniendo cuidado del proveedor.(No siempre el que hace una fiesta infantil inolvidable, hace una gran Boda o unos quince años, etc).
* Puedes pedirle que te invite a un evento próximo a festejarse, allí veras su actitud, si esta nervioso, acelerado, puedes incluso fijarte en cosa pequeñas como la frescura de las flores, el color de los manteles y cosas así.
* Es importantísimo, que hagas un contrato en donde quede estipulado todo lo que vas a contratar para no llevarte sorpresas posteriores.
Pero el punto mas importante es que a quien decidamos dejar a cargo del evento sea una persona que te de la confianza necesaria, para dejar en sus manos, muy seguramente el día mas importante de tu vida.
Talvez creas que contratar un coordinador sea un gasto extra, pero si lo analizas bien, el te ayudara a ahorrar tiempo y dinero y podrás así relajarte y disfrutar de tu propia fiesta como un invitado mas.
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